Six Sigma Methodologie
Sigma (s) is een letter uit het Griekse alfabet. In de statistiek wordt dit symbool gebruikt voor de spreiding. Veel spreiding betekent veel variatie in de geleverde producten of diensten. Uitgangspunt van ieder kwaliteitssysteem is het verkleinen van deze spreiding. Een ideaal plaatje zou ontstaan wanneer deze NUL bedraagt. Alle producten en diensten worden geleverd volledig conform de wensen van de klant. Six Sigma begrijpt dat dit een utopie is, maar streeft ernaar om deze ZERO-VARIATION te benaderen. Zolang er nog spreiding optreedt is er ruimte voor verbetering (Room for Improvement) en zijn er nog Euro’s te verdienen.
Six Sigma rekent af met “onderbuikgevoel”, “wij weten heus wel hoe het moet“ en “het kan niet anders”. Deze dogma’s gaan we te lijf door de procesparameters in kaart te brengen. Six Sigma gaat werken volgens een helder stappenplan bekend onder de DMAIC cycle. Alle conclusies en de daaruit volgende beslissingen zijn gebaseerd op data. De verzamelde data wordt op deskundige wijze geanalyseerd, waarbij de statistiek een hoofdrol speelt.
In feite worden de processpreidingen en de gemiddelde waarden transparant gemaakt en vergeleken met de wensen van de klant. Daarom wordt Six Sigma een op data gebaseerd kwaliteitssysteem genoemd.
Zowel de gemiddelde waarde als de spreiding is niet overeenkomstig de wensen van de klant.
Het productie proces is dermate stabiel en gecontroleerd dat er geen ‘foute’ producten of diensten worden geleverd.
Six Sigma besteedt ook veel aandacht aan nazorg. Het bereiken van een verbetering is vaak veel simpeler dan menigeen denkt. Echter de ervaring leert dat mensen gemakkelijk teruggrijpen naar hun oude gewoonten. Wordt het verbeterde proces niet geborgd in de organisatie is de kans groot dat binnen een paar maanden het proces terugvalt naar zijn oude status.
De DMAIC cyclus
De vijf belangrijke Six Sigma stappen zijn transparant gemaakt in de DMAIC-cycle:
De Six Sigma Define – Measure – Analyze – Improve – Control cycle
Define:
De eerste stap in een verbeterproces is het zorgvuldig vastleggen van de procesparameters welke verbeterd moeten worden. Geen algemene kreten, maar heldere meetbare doelstellingen. Een project waarbij gesteld wordt dat we de eerste keuze van de klant moeten worden is vaag, nauwelijks meetbaar en waarschijnlijk niet realiseerbaar. De doelstelling van het project, ook wel CTQ (Critical to Quality) genoemd, wordt helder en ondubbelzinnig vastgelegd door het geformeerde projectteam.
Voorbeeld van een goed formuleerde CTQ:
De bezettingsgraad van de behandelruimte moet minimaal 93 % zijn.
Zo is de “lower specification limit” meetbaar gedefinieerd
Measure:
Tijdens de tweede stap worden de meetmethoden bepaald en de betrouwbaarheid daarvan gevalideerd. Realiseert u zich wel dat Six Sigma een op data gebaseerd kwaliteitssysteem is. Mocht de verzamelde data niet betrouwbaar zijn, dan komt het projectteam bedrogen uit.
Analyze:
Allereerst wordt de huidige procesprestaties gemeten. Is het echt wel zo slecht als men dacht of blijkt het nog erger te zijn?! Ook worden de invloedsfactoren in kaart gebracht. Hiervoor worden bestaande tools gebruikt zoals flowcharts, treediagrams, FMEA, enzovoort. In het voorbeeld wordt onderzoek gedaan naar bijvoorbeeld het planningssysteem, het aantal annuleringen en ziekmeldingen van het personeel.
Improve:
Nu is het tijd om de verbeteringen te gaan uitvoeren. De belangrijkste invloedfactoren worden aangepakt en zorgvuldig aanpast. Kreeg in het voorbeeld op basis van onderbuikgevoel het planningssysteem altijd de schuld, uit de analyse blijkt misschien dat de oorzaak ligt bij het slecht functioneren van de airconditioning. Wie weet is het er altijd wel veel te warm en leidt dat tot ziekmeldingen???
Control:
De laatste stap wordt vaak door de tijdsdruk overgeslagen, maar deze is van cruciaal belang om het project te doen slagen. Nadat de verbeterde procesprestatie is bepaald moet deze in de organisatie worden geborgd. Het kwaliteitsbeheersingsysteem moet worden aangepast zoals bijvoorbeeld het opzetten van een systeem van nacontroles. Tools zoals SPC (Statistical Process Control) moeten in de organisatie worden geïmplementeerd.
Ook moet er worden vastgelegd hoe er gehandeld moet worden wanneer het proces wegloopt van de nieuwe verbeterde prestatie, een zogenaamd “Out of Control Action Plan”.
Nu pas is het tijd voor het feestje: de projectafsluiting.